1. 電子檔案的范圍和內(nèi)容
電子檔案是指將用人單位的人事檔案材料通過掃描或其他方式形成的電子圖像文件，包括個(gè)人基本信息、政治面貌、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職稱資格、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、處分情況等。
2. 電子檔案的管理方式
電子檔案按照用人單位檔案管理權(quán)屬實(shí)行集中統(tǒng)一管理。由用人單位專人負(fù)責(zé)電子檔案的接收、保管、調(diào)閱和利用，不得擅自轉(zhuǎn)讓或復(fù)制。
3. 電子檔案的接收
用人單位應(yīng)及時(shí)接收職工的人事檔案材料，并將其轉(zhuǎn)為電子檔案。接收時(shí)應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行掃描或轉(zhuǎn)換，確保檔案材料的完整性和可讀性。
4. 電子檔案的保管
電子檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。用人單位應(yīng)建立健全電子檔案保管制度，確保電子檔案的安全、完整和有效利用。
5. 電子檔案的調(diào)閱
用人單位應(yīng)按照規(guī)定的程序和權(quán)限調(diào)閱電子檔案。調(diào)閱時(shí)應(yīng)出具調(diào)閱手續(xù)，并對(duì)調(diào)閱記錄進(jìn)行登記。調(diào)閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將電子檔案歸還。
6. 電子檔案的利用
電子檔案可用于人事管理、工資福利、職務(wù)晉升、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁等方面。用人單位應(yīng)合理利用電子檔案，為職工提供便捷高效的服務(wù)。
7. 電子檔案的銷毀
電子檔案的銷毀應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。用人單位應(yīng)建立電子檔案銷毀制度，規(guī)范銷毀程序，確保電子檔案安全銷毀。
魯人社規(guī)〔2019〕2號(hào)
各市人力資源社會(huì)保障局，省廳各處室、直屬單位：
現(xiàn)將《山東省人力資源社會(huì)保障業(yè)務(wù)電子檔案管理辦法（試行）》印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
山東省人力資源和社會(huì)保障廳
2019年1月17日
山東省人力資源社會(huì)保障業(yè)務(wù)電子檔案管理辦法（試行）
總則
第一條為規(guī)范電子檔案管理，明確電子檔案效力，為網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)提供支撐，制定本辦法。
第二條本辦法適用于人力資源社會(huì)保障部門、申請(qǐng)人（含公民、法人、其他組織）在業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理（涉密檔案除外）。
第三條電子文件是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。
電子檔案是指具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。
第四條人力資源社會(huì)保障部門按照規(guī)范形成的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。
第五條人力資源社會(huì)保障部門辦理公民、法人和其他組織的申請(qǐng)事項(xiàng)時(shí)，可以通過電子檔案管理系統(tǒng)提取、確認(rèn)的證明文件，不再另行要求申請(qǐng)人提供內(nèi)容相同的證明文件。
第六條通過電子檔案管理系統(tǒng)提取、確認(rèn)的證明文件，視為符合法律、法規(guī)規(guī)定的要求。法律、法規(guī)、規(guī)章另有規(guī)定的除外。
第七條電子文件歸檔和電子檔案管理工作分工如下: