第一條 為了加強建設(shè)銀行貸款項目的科學管理，保障建設(shè)銀行信貸資金安全，有效地為信貸管理和投資決策提供參考依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國商業(yè)銀行法》、《貸款通則》（試行）和建設(shè)銀行有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條 建設(shè)銀行貸款檔案，是各級行在管理和經(jīng)辦各類人民幣貸款和外匯貸款工作活動中形成的，具有史料價值和查考利用價值的貸款管理專業(yè)技術(shù)材料的總稱，是建設(shè)銀行貸款管理工作的原始憑證和參考依據(jù)。
第三條 建設(shè)銀行貸款檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、逐級建檔的管理原則。即：在總行的統(tǒng)一領(lǐng)導下，各級行負責建立本行所管理和經(jīng)辦的貸款項目的檔案，并負責對本行系統(tǒng)貸款檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。同時接受上級行對本行貸款檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。
第四條 各級建設(shè)銀行應重視貸款檔案管理工作，加強對貸款檔案工作的領(lǐng)導。信貸業(yè)務部門和檔案部門應相互支持，密切配合，使貸款檔案得到完整的保存、科學的管理和有效的利用。
第五條 凡是本行管理和本行直接經(jīng)辦的用信貸資金發(fā)放的各類人民幣、外匯貸款項目，均屬于貸款檔案歸檔范圍，均應按照本辦法建立貸款檔案。其中屬于本行經(jīng)辦的貸款項目，應保證其檔案材料的齊全完整；屬于本行管理的貸款項目，其檔案資料的收集，以能夠滿足貸款工作管理
需要為準。對在本辦法施行之日之前已收回貸款本息的國家重點項目的檔案材料，亦應歸檔管理。
第六條 貸款檔案的具體內(nèi)容包括：
（一）人民幣固定資產(chǎn)貸款項目歸檔內(nèi)容：
1．項目建議書及批準文件；
2．可行性研究報告（或設(shè)計任務書）及批準文件；
3．初步設(shè)計及批準文件；
4．項目概算資料；
5．項目融資意向書；
6．借款人基本情況及財務報表；
7．借款申請書；
8．項目評估（或貸前調(diào)查）報告；
9．企業(yè)的信用等級評定、貸款風險度測試等材料；
10．貸款承諾書；
11．貸款審批表及貸款項目審查簽報；
12．項目年度投資計劃及貸款計劃下達文件（亦可在“貸款審批表”中注明下達貸款計劃的文號）；
13．借款合同及擔保協(xié)議、公證書；
14．合同審計表；
15．貸款指標通知書及貸款發(fā)放、回收的各種憑證；
16．調(diào)整利率通知書；
17．項目建設(shè)過程中的各種動態(tài)資料；
18．項目年度財務計劃及財務決算；
19．開工報告及批復；
20．竣工驗收報告；
21．竣工決算及批復；
22．投資效果分析報告；
23．投產(chǎn)項目經(jīng)濟效益調(diào)查報告；
24．重點項目的年度分析報告；
25．貸款后評價報告；
26．到期（逾期）貸款催收通知書；
27．貸款展期申請書及審批表；
28．貸款展期協(xié)議書及擔保文件；
29．其他需要歸檔的文件。
（二）人民幣流動資金貸款項目歸檔內(nèi)容：
1．借款申請書。
2．借款人基本情況資料，包括：
（1）借款人《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》或《身份證》復印件；
（2）《企業(yè)法人代表證明書》原件；
（3）人民銀行核發(fā)的《貸款證》復印件；
（4）成立企業(yè)的批文復印件；
（5）借款人上年度財會報告以及申請借款前一個月的財會報告，包括資產(chǎn)負債表、損益表和財務狀況變動表的復印件；
（6）借款人固定經(jīng)濟收入或償還能力的證明文件；
（7）購建住房合同、協(xié)議或其他證明文件；
（8）《企業(yè)信用等級評定結(jié)果》復印件；
（9）《公司章程》、《聯(lián)營協(xié)議》復印件；
（10）有效的商品（原料）購、銷合同復印件；
（11）《信用證》復印件；
（12）《進出口許可證》復印件。
3．借款保證人基本情況資料（內(nèi)容同借款人）。
4．抵押物（質(zhì)物）清單、權(quán)利證書、評估報告、保險單據(jù)、有處分權(quán)人同意抵押（質(zhì)押）的證明文件。
5．貸款調(diào)查評估報告及貸款審批文件。
6．貸款指標通知單。
7．借款合同、保證合同、抵押合同、質(zhì)押合同。
8．合同審計表。
9．貸款借據(jù)。
10．貸款發(fā)放后借款人的年度財務報表和每月的財務報告。
11．貸款展期申請書及審批文件。
12．展期還款協(xié)議書及擔保文件。
13．歷次貸后檢查報告及貸款后評價報告。
14．其他需要歸檔的文件。
（三）外匯貸款項目歸檔內(nèi)容：
1．“外匯項目貸款推薦函”；
2．項目建議書及批復文件；
3．可行性研究報告及批復；
4．借款人《營業(yè)執(zhí)照》的復印件；
5．外匯借款申請書；
6．分行推薦外匯貸款項目情況表；
7．合資企業(yè)的《章程》、《合資協(xié)議》、《營業(yè)執(zhí)照》的復印件；
8．政府有權(quán)部門對合資企業(yè)的批文；
9．國內(nèi)會計事務所或國內(nèi)銀行出具的合資雙方投資入股的驗資證明；
10．合資外方的資信調(diào)查材料；
11．借款申請人及擔保人前三年的財務報表；
12．合資企業(yè)自投產(chǎn)后前三年的財務報表；
13．借款人目前的負債總情況表；
14．外匯貸款項目備選通知書；
15．外匯項目貸款報批函；
16．項目評估報告；
17．地方或項目單位委托我行籌資的函；
18．地方外匯管理局委托我行籌資的批文；
19．不可撤銷現(xiàn)匯擔保書；
20．不可撤銷人民幣擔保書；
21．不可撤銷外匯額度擔保書；
22．外匯貸款工貿(mào)協(xié)議書；
23．設(shè)備技術(shù)等進口的商務合同（英文）；
24．貸款批準文件；
25．外匯借款合同；
26．配套資金落實情況；
27．歸還到期貸款通知單；
28．催還逾期貸款通知單；
29．項目貸款專戶報告；
30．項目貸款工作大事記；
31．其他應歸檔文件。
第七條 根據(jù)各貸款項目不同的保存和利用價值，人民幣貸款檔案的保管期限分為三種。凡國家重點建設(shè)項目，以及具有史料價值建設(shè)項目的貸款檔案資料為永久保管；一般大中型建設(shè)項目、限額以上技改項目的貸款檔案資料，保管期限為10～20年；小型建設(shè)項目、限額以下技改
項目和流動資金貸款項目的檔案資料，保管期限為1～5年。
外匯貸款檔案的保管期限，按照相應的人民幣貸款檔案保管期限的上限執(zhí)行。
第八條 貸款檔案的保管期限，從貸款本息全部還清后的第二年開始計算。
第九條 各級行信貸業(yè)務部門應指定人員負責貸款檔案資料的收集、整理和立卷歸檔工作。
第十條 貸款檔案每年固定歸檔一次。固定資產(chǎn)貸款項目的檔案資料一般分兩期歸檔，即項目竣工后進行第一期歸檔，貸款本息按期收回后再進行補充歸檔；流動資金貸款項目的檔案資料，在貸款本息按期收回后一次全部歸檔；逾期貸款的檔案材料可比正常歸檔時間推遲一年移交歸檔。
第十一條 信貸業(yè)務部門指定的貸款檔案管理人員，應于每年三月底以前，將上一年應歸檔的全部貸款檔案資料收集齊全，并整理立卷，然后，第一期歸檔的固定資產(chǎn)貸款檔案資料，按照項目竣工時間的先后順序，第二期歸檔的固定資產(chǎn)貸款及流動資金貸款檔案資料，按照如期收回貸
款本息時間的先后順序，逐筆登記“貸款檔案移交單”（“貸款檔案移交單”式樣附后）。移交單一式兩份，檔案部門和移交部門各存一份。
第十二條 在辦理逾期貸款檔案移交前，移交部門的貸款檔案管理人員，應先登記“逾期貸款統(tǒng)計臺帳”（“逾期貸款統(tǒng)計臺帳”式樣附后），以便于信貸部門對逾期貸款的清收。然后再按照貸款到期日的先后順序，逐項目登記“貸款檔案移交單”，并分別在移交單“備注”一欄注明
“逾期”字樣。
第十三條 逾期貸款本息全部收回或呆帳貸款經(jīng)批準核銷后，信貸業(yè)務部門貸款檔案管理人員應在“逾期貸款統(tǒng)計臺帳”上，對該項目予以注銷。然后，填寫“收回逾期（核銷呆帳）貸款通知單”（“收回逾期（核銷呆帳）貸款通知單”式樣附后），并及時送檔案部門補充歸檔。
第十四條 貸款檔案資料的收集，應圍繞項目建設(shè)和管理的全過程，按照貸款管理操作程序和貸款檔案歸檔內(nèi)容，形成多少歸檔多少，保證貸款檔案資料的齊全與完整，避免破損和遺漏現(xiàn)象。
第十五條 一份文件如果既屬于貸款檔案歸檔范圍，又屬于文書檔案歸檔范圍，其原件應首先滿足文書檔案歸檔的需要，貸款檔案可采用復印或摘記主要內(nèi)容、文號的方法收集歸檔。
第十六條 歸檔的每一個貸款項目的檔案資料，應按照項目前、中、后三期的順序和貸款管理程序，視檔案資料的多少，設(shè)立一個或多個案卷。每一案卷應抄寫三份卷內(nèi)目錄（“貸款檔案卷內(nèi)目錄”式樣附后），其中一份放在卷首，一份交檔案部門作為檢索工具，另一份留信貸業(yè)務部
門備查。項目調(diào)查與信貸業(yè)務分設(shè)機構(gòu)的，信貸業(yè)務部門的貸款檔案管理人員可多抄寫一份卷內(nèi)目錄，送項目調(diào)查部門備查。
第十七條 屬于國家秘密和建設(shè)銀行商業(yè)秘密的文件，信貸業(yè)務部門的貸款檔案管理人員應在卷內(nèi)目錄“備注”欄內(nèi)注明密級和保密期限，以免造成泄密、失密現(xiàn)象。
第十八條 卷內(nèi)文件以件為單位裝訂。每件文件首頁的左上角應編寫與卷內(nèi)目錄順序號相一致的件號，同時，每件文件都應在有效張頁正面的右上角和背面的左上角編寫文件頁號，（如文件本身有打印頁號的，可以借用，不必重復編頁號。）以便于保管和借閱利用。
第十九條 貸款檔案裝具采用卷盒形式。卷盒封面應標有經(jīng)辦部門、借款單位、貸款種類、項目名稱、案卷標題、歸檔號、案卷號、目錄號、保管期限、收回全部貸款本息時間、合同到期日、卷內(nèi)件數(shù)等項目。卷盒脊背應標有經(jīng)辦部門、借款單位、貸款種類、項目名稱、歸檔號、案卷
號等項目。
第二十條 案卷封面及案卷脊背各項目應逐項填寫清楚。具體填寫內(nèi)容和填寫要求如下：
1．經(jīng)辦部門：填寫本行內(nèi)部經(jīng)辦該項目的具體部門。
2．借款單位：填寫借款單位全稱或規(guī)范化簡稱。
3．貸款種類：填寫相應的會計科目名稱。
4．項目名稱：固定資產(chǎn)貸款填寫項目名稱，流動資金貸款填寫借款用途。
5．案卷標題：應包括經(jīng)辦單位、項目名稱和文件內(nèi)容三部分。
6．保管期限：按本辦法第七條規(guī)定填寫或蓋章。
7．收回全部貸款本息時間：填寫實際收回全部貸款本息的時間。
8．合同到期日：填寫借款合同正本中規(guī)定的借款期限的止日。
9．卷內(nèi)件數(shù)：應與卷內(nèi)目錄順序號尾數(shù)相一致。
10．歸檔號：填寫：“貸款檔案移交單”上的歸檔順序號。
11．案卷號：由檔案部門按照編定的案卷順序填寫。
12．目錄號：由檔案部門填寫統(tǒng)一編排的目錄順序號。
第二十一條 信貸業(yè)務部門貸款檔案管理人員，在移交項目竣工后先期歸檔的固定資產(chǎn)貸款檔案和逾期貸款檔案時，其案卷封面的案卷標題和卷內(nèi)件數(shù)兩個欄目應用鉛筆填寫，以便補充歸檔時改寫有關(guān)內(nèi)容。
第二十二條 檔案部門對各信貸業(yè)務部門移交的貸款檔案，應進行統(tǒng)一的分類、排列與編目。
第二十三條 貸款檔案采用“幣種——保管期限——全部收回貸款本息的時間順序”的分類和編號方法，即首先按幣種劃分人民幣和外幣兩大類，每一幣種再區(qū)分不同的保管期限，每一保管期限內(nèi)再按年度和全部收回貸款本息的時間順序進行排列。然后，按照上述分類排列順序，編制
混年度大流水案卷號。每一種保管期限擁有一個案卷順序號。
第二十四條 項目竣工后先期歸檔的固定資產(chǎn)貸款檔案，不分保管期限，由檔案部門按照移交順序編制臨時案卷號（用鉛筆），待補充歸檔時，再按照貸款本息全部收回的時間順序，在相應的保管期限內(nèi)，統(tǒng)一編制案卷號，并注銷其臨時案卷號。
第二十五條 逾期貸款檔案亦不分保管期限，由檔案部門按照貸款到期日的先后順序編制臨時案卷號。待檔案部門接到“收回逾期（核銷呆帳）貸款通知單”后，再按照貸款本息全部收回的時間順序，在相應的保管期限內(nèi)，統(tǒng)一編制案卷號，并注銷其臨時案卷號。
第二十六條 案卷順序固定后，檔案管理人員應區(qū)分幣種和不同的保管期限，逐卷登記“貸款檔案案卷目錄”（“貸款檔案案卷目錄”式樣附后）。每一種保管期限形成一本貸款檔案案卷目錄。
第二十七條 人民幣貨款檔案和外匯貸款檔案應分別存放與保管，并應建立定期檢查制度，以確保其完整與安全，便于保管和提供利用。
第二十八條 貸款檔案應實行借閱登記制度。檔案部門應按照有關(guān)保密規(guī)定，嚴格掌握借閱范圍。凡因工作需要借閱貸款檔案者，均應填寫借閱單。貸款檔案一般不對外提供利用，確需對外提供有關(guān)貸款檔案的，總、分行應由信貸業(yè)務部門負責人審批簽字，分行以下各級行應由行領(lǐng)導
審批簽字。
第二十九條 信貸業(yè)務部門確因工作需要調(diào)換項目經(jīng)辦人時，應由部門負責人組織辦理貸款檔案資料的交接工作。因交換手續(xù)不全致使檔案資料損毀、散失的，要查明情況并追究有關(guān)人員的責任。
第三十條 貸款檔案的鑒定銷毀工作，按照《中國人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三十一條 撥款和委托貸款檔案資料的管理，可參照本辦法執(zhí)行。